PMO – Das Project Management Office erklärt

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Last Updated on Oktober 16, 2022 by Mandy Schmitz

Projektmanagement ist eine wichtige Funktion in jedem Unternehmen, und das Project Management Office (PMO) ist dafür verantwortlich, dass Projekte und Programme effizient sowie effektiv durchgeführt werden. Ein gut geführtes Projektmanagement Office kann einer Organisation viele Vorteile bringen, z. B. eine bessere Projektleistung, eine höhere Produktivität der Mitarbeiter und geringere Kosten.

In diesem Blogbeitrag gehe ich auf die Rolle des PMO ein und erläutere einige der Vorteile, die ein PMO für eine Organisation haben kann. Außerdem gebe ich dir Tipps, wie du ein PMO in deiner Organisation einrichtest.

Was ist ein PMO (Project Management Office)?

Gemäß Definition ist ein PMO (Project Management Office) ist eine Abteilung oder Gruppe innerhalb eines Unternehmens, die speziell für die Überwachung und Verwaltung aller Projekte zuständig ist. Der Hauptzweck eines PMO ist die Einführung und Aufrechterhaltung standardisierter Projektmanagementpraktiken im gesamten Unternehmen, um sicherzustellen, dass alle Projekte effizient, effektiv und termingerecht abgeschlossen werden.

Alternativ kann ein Projektbüro bzw. Projektmanagement Office (PMO) als zeitlich befristete, spezielle Organisationseinheit, die für die Aufsicht und das Management eines bestimmten Projekts oder mehrerer Projekte (Portfolio) eingerichtet werden. PMOs werden in der Regel in Organisationen eingerichtet, um die Effizienz, die Steuerung und die Standardisierung von Projektmanagementprozessen und -praktiken zu verbessern.

In der Vergangenheit wurden PMOs eingerichtet, um große, komplexe Projekte mit hohen Budget-Einsatz und Risiken zu beaufsichtigen. PMOs können jedoch für jede Art von Projekt eingerichtet werden, unabhängig von dessen Größe oder Komplexität. PMOs unterstehen in der Regel einem leitenden Sponsor oder einem Lenkungsausschuss und sind mit Projektleitern und anderen Fachleuten besetzt.

Die Aufgaben und Zuständigkeiten von PMOs variieren je nach den Bedürfnissen der Organisation, aber PMOs stellen in der Regel Richtlinien und Vorlagen zur Verfügung, verfolgen den Fortschritt anhand von Meilensteinen, verwalten Änderungen an Umfang und Zeitplan und liefern Statusberichte an die Interessengruppen.

PMOs können auch für die Schulung von Projektteams zu Best Practices und Tools verantwortlich sein, ein Repository mit Projektartefakten führen und die Ressourcenzuweisung für mehrere Projekte koordinieren. Kurz gesagt: PMOs spielen eine wichtige Rolle, wenn es darum geht, sicherzustellen, dass Projekte pünktlich, innerhalb des Budgets und im Einklang mit den Erwartungen der Interessengruppen abgeschlossen werden.

Angesichts der Bedeutung von PMOs für den Unternehmenserfolg richten viele Unternehmen ein PMO als Abteilung ein, um ihre Projektmanagementfähigkeiten zu verbessern. Die Einrichtung eines PMOs ist jedoch keine Einheitslösung; jede Organisation muss die PMO-Struktur und -Prozesse an ihre spezifischen Bedürfnisse anpassen. Wenn es richtig gemacht wird, können PMOs die Reife des Projektmanagements und die Leistung der Organisation deutlich verbessern.

Gute Gründe für ein Projektmanagement Office in deinem Unternehmen

Es gibt viele Gründe, warum ein Unternehmen ein Project Management Office einrichten sollte. Einige dieser Gründe sind:

1. Die Standardisierung und Verbesserung des Projektmanagements sowie zugehöriger Prozesse innerhalb der Organisation kann zu einer höheren Effizienz und Produktivität führen.
2. Ein PMO kann helfen, Ressourcen effektiver zu verwalten.
3. Ein PMO kann Schulungen und Beratung für Projektleiter und andere an Projekten beteiligte Mitarbeiter anbieten.
4. Ein PMO kann dazu beitragen, dass Projekte pünktlich und innerhalb des Budgets abgeschlossen werden.
5. Ein PMO kann als zentrale Anlaufstelle für alle Dinge dienen, die mit Projekten innerhalb des Unternehmens zu tun haben.

Es gibt natürlich noch weitere Gründe bzw. Vorteile eines Projektmanagement Office, daruaf gehen wir weiter uunten noch einmal detaillierter ein. Aber jetzt schauen wir uns erst einmal die verschiedenen Arten von PMOs an.

1. Die drei unterschiedlichen Arten von PMOs

Es gibt drei Haupttypen von PMOs: strategische, projektüberwachende und operative. Strategische PMOs haben die Aufgabe, das gesamte Projektportfolio des Unternehmens zu leiten und zu überwachen, während sich das projektüberwachende PMO auf bestimmte projektbezogene Aufgaben wie Planung, Durchführung und Kontrolle konzentrieren. Operative PMOs sind für das Tagesgeschäft der einzelnen Projekte zuständig. Projektleiter und Projektmanager haben die volle Kontrolle über das Projekt.

2. Der Unterschied zwischen internen und externen PMOs

Der Unterschied zwischen einem internen PMO und einem externen PMO besteht darin, dass ein internes PMO Teil der unternehmenseigenen Organisationsstruktur ist, während ein externes PMO von einem externen Berater oder Dienstleister bereitgestellt wird. Externe PMOs können hilfreich sein, wenn es darum geht, die Mitarbeiter des Unternehmens in effektiven Projektmanagementpraktiken zu schulen und zu betreuen und bei Bedarf fachkundige Unterstützung und Anleitung zu bieten.

Der Hauptunterschied zwischen internen und externen PMOs ist der Grad der Kontrolle, den das PMO über die von ihm verwalteten Projekte hat. Ein internes PMO ist Teil der Organisation und untersteht der obersten Leitung. Dadurch hat das interne PMO ein gewisses Maß an Kontrolle über die Projekte, die es betreut. Ein externes PMO hat nicht die gleiche Kontrolle. Es wird in der Regel gegründet, um ein bestimmtes Projekt oder Programm zu verwalten, und hat keine direkte Verbindung zur Geschäftsführung der Organisation.

Jetzt weißt du welche Arten von PMOs es gibt, aber was fragst dich sicherlich was macht ein PMO ganz konkret? Im folgenden Abschnitt haben wir diese Frage für dich beantwortet.

Aufgaben eines Project Management Office

Die Aufgaben eines Project Office können je nach Art und Größe variieren, umfassen aber in der Regel Dinge wie strategische Planung, Projektportfoliomanagement, Projektkontrolle, Ressourcenmanagement, Personalentwicklung und Know-how, also Wissensmanagement sowie die Einhaltung von Projektmanagementstandards. Ein gutes PMO wird auch proaktiv sein und potenzielle Probleme und Fragen frühzeitig erkennen, damit sie schnell und effektiv angegangen werden können.

1. Strategische Planung

Um sicherzustellen, dass alle Projekte in die gleiche Richtung gehen und dass jedem Projekt die richtigen Ressourcen zugewiesen werden, ist ein strategischer Plan unerlässlich. In diesem Plan werden die Ziele der Organisation dargelegt und wie jedes Projekt zu diesen Zielen beiträgt.

2. Projektportfolio-Management

Beim Projektportfoliomanagement geht es darum, Projekte so zu organisieren und zu verwalten, dass sie den strategischen Zielen der Organisation entsprechen. Dazu gehört es, zu beurteilen, welche Projekte durchgeführt werden sollten, sicherzustellen, dass die Ressourcen richtig zugewiesen werden, und die Fortschritte anhand der Ziele zu verfolgen.

3. Projektsteuerung

Bei der Projektkontrolle geht es darum, sicherzustellen, dass das Projekt auf Kurs bleibt und seine Ziele erreicht. Dazu gehört es, den Projektfortschritt zu bewerten, bei Bedarf Korrekturmaßnahmen zu ergreifen und über den Stand des Projekts zu berichten.

4. Ressourcenplanung

Projekte benötigen Ressourcen wie Menschen, Geld, Ausrüstung und Material. Beim Ressourcenmanagement geht es darum, sicherzustellen, dass diese Ressourcen zur Verfügung stehen, wenn sie gebraucht werden, und dass sie effizient eingesetzt werden.

5. Personalentwicklung und Wissensmanagement

Um erfolgreich zu sein, brauchen Projekte qualifizierte Arbeitskräfte. Personalentwicklung und Wissensmanagement sorgen dafür, dass die Beschäftigten über die Fähigkeiten und das Wissen verfügen, die sie brauchen, um ihre Arbeit effektiv zu erledigen.

6. Projektstandards

Was ein „gutes“ Projekt ausmacht, ist sehr unterschiedlich. Um die Einheitlichkeit innerhalb einer Organisation zu gewährleisten, ist es wichtig, Standards für Projekte festzulegen. Diese Standards können z. B. festlegen, wie viel Zeit für die einzelnen Projektphasen eingeplant werden soll, welches Qualitätsniveau angestrebt wird oder wie die Kosten verfolgt werden sollen.

7. Datenbasierte Berichterstattung

Um fundierte Entscheidungen über Projekte treffen zu können, brauchen Manager/innen genaue und aktuelle Daten. Die datengestützte Berichterstattung liefert Informationen in einem Format, das leicht verständlich ist und zur Entscheidungsfindung genutzt werden kann. Sie ist unerlässlich ab einer gewissen Projektgröße und hilfreiches Tool zur Steuerung für die Projektleitung. Des Weiteren werden diese Informationen bei etwaigen Projektaudits herangezogen, folglich ist eine sorgfältige Anfertigung und regelmäßige Aktualisierung unumgänglich.

8. Informationsaustausch

Damit die Projekte von dem Wissen und den Erfahrungen anderer profitieren können, ist es wichtig, Informationen zwischen den Projektteams auszutauschen. Der Informationsaustausch kann in vielen Formen erfolgen, z. B. in Form von Projektbesprechungen, Erfahrungsberichten oder Best-Practice-Datenbanken.

Die Vorteile eines Project Management Office

Ein PMO kann einem Unternehmen viele Vorteile bringen, z. B. eine bessere Kommunikation und Koordination zwischen verschiedenen Teams, eine bessere Projektplanung und -durchführung, ein effizienteres Ressourcenmanagement und eine höhere Gesamtproduktivität. Außerdem kann ein PMO einem Unternehmen dabei helfen, den Projektfortschritt und die Leistung besser zu verfolgen und darüber zu berichten, was für die strategische Entscheidungsfindung hilfreich sein kann.

Ein PMO kann einem Projektleiter auch Unterstützung und Anleitung bieten und ihnen helfen, ihre Fähigkeiten und Kenntnisse zu verbessern. Außerdem kann ein PMO als zentraler Aufbewahrungsort für projektbezogene Informationen dienen, sodass die Projektleiter die benötigten Ressourcen leichter finden können.

1. Lean PPM – der schlanke PMO-Prozess

Der Mehrwert eines Project Management Office können erheblich sein und zu einer verbesserten Effizienz und Produktivität im gesamten Unternehmen führen. Lean PPM ist eine Methode zur Schaffung eines „schlanken“ Projektmanagementbüros – eines Büros, das schlank und effizient ist, ohne übermäßig bürokratisch zu sein. Das flexible Project Management Office kann sich an veränderte Geschäftsanforderungen und Prioritäten anpassen. Und die richtigen Projekte zur richtigen Zeit tragen dazu bei, dass die Ressourcen effektiv genutzt und die Ergebnisse maximiert werden.

2. Die richtigen Projekte zur richtigen Zeit

Indem du das Projektmanagement in einem PMO zentralisierst, kannst du sicherstellen, dass alle Projekte, also das Projekt-Portfolio richtig geplant werden und mit den strategischen Zielen deines Unternehmens übereinstimmen. Außerdem kann ein PMO dazu beitragen, die Projektdurchführung durch die Koordinierung von Ressourcen und Zeitplänen zu optimieren. Die Einrichtung eines PMO kann also dazu beitragen, die Erfolgsquote von Projekten zu erhöhen und bessere Ergebnisse für dein Unternehmen zu erzielen.

Best Practices für das Projektmanagement

Es gibt eine Reihe von Best Practices, die den Erfolg von Projekten verbessern können. Dazu gehören:

Wenn du diese Best Practices befolgst, kannst du die Wahrscheinlichkeit eines erfolgreichen Projekts erhöhen. Außerdem kannst du eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung schaffen, indem du die besten Praktiken im Unternehmen weitergibst.

Projektmanagement ist ein wesentlicher Bestandteil eines jeden Unternehmens. Durch die Einrichtung eines Projektmanagementbüros kannst du die Kommunikation und Koordination zwischen verschiedenen Teams verbessern, Ressourcen besser verwalten und die Produktivität insgesamt steigern.

Braucht dein Unternehmen ein PMO?

Nicht jedes Unternehmen braucht ein Project Management Office. Viele Unternehmen kommen sogar ohne ein PMO aus. Aber wenn du viele Projekte hast oder Schwierigkeiten hast, sie auf Kurs zu halten, kann ein PMO eine hilfreiche Ergänzung für dein Unternehmen sein.

Überlege, ob ein PMO deinem Unternehmen helfen könnte, indem es folgende Verbesserungen implementiert:

Wenn du dich dafür entscheidest, dass ein PMO das Richtige für deine Organisation ist, gibt es einige Dinge zu beachten, wenn du ein Projektmanagement Office einrichten willst.

Was ist bei der Einführung eines PMO zu beachten

Bei der Entscheidung, ob ein PMO in einer Organisation eingeführt werden soll oder nicht, müssen verschiedene Faktoren berücksichtigt werden. Der Erfolg eines PMO hängt von der Unterstützung von oben und von unten ab, wobei die Unterstützung der Entscheider, also der Geschäftsleitung entscheidend für den Erfolg des PMO ist. Außerdem sollte das PMO so gestaltet sein, dass es die Organisationskultur und die Unternehmensziele widerspiegelt – es ist wichtig, dass das PMO nicht als Einheitslösung betrachtet wird.

Weitere Faktoren, die berücksichtigt werden müssen, sind die Größe der Organisation, die Komplexität des Projektportfolios und die Frage, ob es eine zentrale oder dezentrale Struktur gibt.

Außerdem ist es wichtig, die Ziele des PMO klar zu definieren und festzulegen. Sobald die Rolle des PMOs festgelegt ist, müssen die Ressourcen bestimmt werden, die für die Arbeit des PMOs benötigt werden. Dazu gehören sowohl personelle als auch finanzielle Ressourcen.

Schließlich ist es wichtig, klare Kommunikationskanäle zwischen dem PMO und allen anderen Beteiligten innerhalb der Organisation zu schaffen.

Bei so vielen Faktoren, die es zu berücksichtigen gilt, ist es unerlässlich, sich mit PMO-Experten zu beraten, bevor du eine endgültige Entscheidung triffst. Nur dann kannst du sicher sein, dass die Einführung eines PMOs die richtige Entscheidung für deine Organisation ist.

Notwendige Ressourcen für das PMO

Um erfolgreich zu sein, muss ein PMO Zugang zu den notwendigen Ressourcen haben. Dazu gehören personelle, finanzielle und materielle Ressourcen.

Damit das PMO effektiv arbeiten kann, sind personelle Ressourcen unerlässlich. Dazu gehören sowohl Entscheider bzw. Führungskräfte als auch projektspezifische Mitarbeiter. Der PMO-Manager muss die Grundsätze und Praktiken des Projektmanagements genau kennen. Außerdem muss er in der Lage sein, effektiv mit dem Team zu kommunizieren und es zu motivieren. Die projektspezifischen Mitarbeiter müssen die notwendigen Fähigkeiten und Kenntnisse besitzen, um die ihnen zugewiesenen Aufgaben zu erfüllen.

Auch die finanziellen Ressourcen sind für das PMO wichtig. Das PMO braucht Zugang zu finanziellen Mitteln, um die Kosten für Projektmanagement Tools, Schulungen und andere notwendige Ausgaben zu decken.

Schließlich braucht das PMO auch Zugang zu physischen Ressourcen wie Büroräumen und Ausrüstung. Ohne diese wichtigen Ressourcen kann das PMO nicht effektiv arbeiten.

Mandys Meinung – Meine Erfahrung im Bereich PMO

Ich bin seit über 10 Jahren im Projektmanagement tätig, hauptsächlich als Programm Manager, also als Teil eines Projektmanagement Office (PMOs). Folglich habe ich die Umsetzung von vielen Projekten und Programmen verantwortet, vor allem im IT-, Software-, Payment- und Online Marketing-Bereich, sowie die Implementierung eines Projektmanagement Office bei Weber geleitet. Wenn du also Fragen zu diesem Thema hast, melde dich gern über das Kontaktformular.

Fazit

Wenn du also nach Möglichkeiten suchst, die Projektleistung deines Unternehmens zu verbessern, die Produktivität der Mitarbeiter zu steigern und die Kosten zu senken, könnte ein PMO die Antwort sein. Wenn du mehr über die Einrichtung eines PMO in deinem Unternehmen erfahren möchtest oder Hilfe bei der Implementierung brauchst, kontaktiere mich noch heute. 

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